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Fachkraft aus dem Ausland einstellen: Ablauf und Unterlagen

Schritt für Schritt von der Stelle bis zum ersten Arbeitstag

Kurz gesagt: Wenn Sie eine Fachkraft aus einem Land außerhalb der EU einstellen, braucht es vier Dinge: eine qualifizierte Stelle mit konkretem Angebot, eine in Deutschland anerkannte oder vergleichbare Qualifikation, die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit und ein Visum. Sie können die Zustimmung vorab bei der Bundesagentur einholen oder das beschleunigte Fachkräfteverfahren bei der Ausländerbehörde nutzen. Global Consult bereitet die Unterlagen vor und stellt die Anträge mit Ihrer Vollmacht.

Schritt 1: Stelle und Anforderungen festlegen

Beschreiben Sie Tätigkeit, Arbeitsort, Lohn, Arbeitszeit und Beginn. Die Bundesagentur prüft später, ob Lohn und Arbeitsbedingungen denen vergleichbarer Beschäftigter in Deutschland entsprechen. Ein Fachkräftevisum gibt es nur für eine qualifizierte Tätigkeit; Helfertätigkeiten fallen nicht darunter.

Schritt 2: Qualifikation prüfen

  • Studium: Der Abschluss und die Hochschule werden in der Datenbank anabin geprüft. Ist die Einstufung unklar, braucht es eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen.
  • Berufsausbildung: Für eine Fachkraft mit Berufsausbildung verlangt die Auslandsvertretung einen deutschen Gleichwertigkeitsbescheid.
  • Reglementierte Berufe wie Pflege: Die Berufsausübungserlaubnis muss erteilt oder zugesichert sein.
  • Berufserfahrung statt Anerkennung: Nach § 6 der Beschäftigungsverordnung ist eine Beschäftigung auch ohne deutsche Anerkennung möglich, wenn die Person eine im Herkunftsland staatlich anerkannte Ausbildung von mindestens zwei Jahren oder einen dort staatlich anerkannten Hochschulabschluss hat, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung aus den letzten fünf Jahren mitbringt und Ihr Gehalt eine jährlich festgelegte Mindestgrenze erreicht. Sind Sie tarifgebunden und zahlen nach Tarif, entfällt diese Grenze. Ob dieser Weg passt, klären wir für die konkrete Stelle.

Schritt 3: Arbeitsvertrag und Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis

Sobald Sie und die Fachkraft sich verbindlich geeinigt haben, folgen zwei Dokumente:

  • Arbeitsvertrag zwischen Ihnen und der Fachkraft, mit Stelle, Gehalt, Arbeitszeit und Beginn.
  • Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis. Das ist das amtliche Formular, mit dem Sie als Arbeitgeber der Bundesagentur Lohn, Arbeitszeit und Arbeitsbedingungen bestätigen. Wir füllen es auf Grundlage der vereinbarten Daten vor. Sie prüfen die Angaben und unterschreiben.

Beide Dokumente müssen zueinander passen. Abweichungen zwischen Vertrag und Erklärung sind ein häufiger Grund für Rückfragen.

Schritt 4: Zustimmung der Bundesagentur einholen

Es gibt zwei Wege. Beide setzen ein konkretes Arbeitsplatzangebot voraus.

Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit - Sie oder eine bevollmächtigte Stelle beantragen sie bei der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV), bevor die Fachkraft ihr Visum beantragt. - Kernunterlage ist die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis. - Die Bundesverwaltung nennt eine Bearbeitungsdauer von vier bis sechs Wochen und empfiehlt, den Antrag mindestens sechs Wochen vor dem Visumantrag zu stellen. Für Arbeitgeber entstehen keine Gebühren. - Die Vorabzustimmung gilt sechs Monate. In dieser Zeit muss das Visum erteilt werden.

Beschleunigtes Fachkräfteverfahren nach § 81a Aufenthaltsgesetz - Sie beantragen es mit einer Vollmacht der Fachkraft bei der zuständigen Ausländerbehörde. In Baden-Württemberg gibt es dafür seit April 2025 zusätzlich die Landesagentur für die Zuwanderung von Fachkräften. - Sie schließen mit der Behörde eine Vereinbarung über Unterlagen, Abläufe und Fristen. Die Behörde holt die Zustimmung der Bundesagentur ein, leitet bei Bedarf die Anerkennung ein und stimmt dem Visum vorab zu. - Die Gebühr beträgt 411 Euro. Dazu kommen gegebenenfalls Anerkennungs- und Visumgebühren. - Mit der Vorabzustimmung im Original bucht die Fachkraft einen Visumtermin bei der Auslandsvertretung.

Welcher Weg schneller ist, hängt vom Einzelfall ab, besonders davon, ob eine Anerkennung nötig ist.

Schritt 5: Visum

Die Fachkraft beantragt das Visum bei der deutschen Auslandsvertretung in ihrem Land. Dafür braucht sie unter anderem Arbeitsvertrag oder Arbeitsplatzangebot, Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis oder Vorabzustimmung, Qualifikationsnachweise und meist einen Nachweis deutscher Sprachkenntnisse. Die genaue Liste veröffentlicht jede Auslandsvertretung selbst.

Schritt 6: Arbeitsbeginn

Die Fachkraft darf erst arbeiten, wenn Visum oder Aufenthaltstitel die Beschäftigung bei Ihnen erlauben. Haben Sie den Arbeitsvertrag mit einer Person geschlossen, die im Ausland wohnt, müssen Sie sie spätestens am ersten Arbeitstag in Textform auf die kostenlose Beratung für ausländische Beschäftigte hinweisen und die Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle angeben (§ 45c Aufenthaltsgesetz).

Wenn die Fachkraft schon in Deutschland lebt

Dann ist kein neues Visum der Ausgangspunkt. Entscheidend ist, was ihr aktueller Aufenthaltstitel erlaubt. Ist er an einen anderen Arbeitgeber gebunden, muss die Ausländerbehörde ihres Wohnorts den Wechsel erlauben, bevor sie bei Ihnen anfängt. Wir lesen dazu den aktuellen Titel samt Zusatzblatt und klären den Weg im Einzelfall.

Ihre Unterlagen als Arbeitgeber auf einen Blick

  • Stellenbeschreibung mit Lohn, Arbeitszeit, Arbeitsort und Beginn
  • unterschriebener Arbeitsvertrag
  • unterschriebene Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis
  • Vollmacht für Global Consult
  • beim beschleunigten Verfahren zusätzlich die Vereinbarung mit der Ausländerbehörde und die Vollmacht der Fachkraft
  • am ersten Arbeitstag der schriftliche Hinweis auf die Beratungsstelle

Was Global Consult übernimmt

  • Bedarf mit Ihnen in einem Fragebogen festhalten
  • Profile vorauswählen und nur passende vorstellen
  • Arbeitsvertrag mit den vereinbarten Bedingungen abgleichen
  • Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis vorbereiten
  • Vorabzustimmung mit Ihrer Vollmacht beantragen oder das beschleunigte Verfahren vorbereiten
  • Anerkennung und Visumunterlagen mit der Fachkraft vorbereiten
  • Einreise und ersten Arbeitstag abstimmen und danach bei beiden Seiten nachfragen

Die Entscheidungen treffen die zuständigen Behörden. Eine bestimmte Bearbeitungszeit oder ein bestimmtes Ergebnis kann niemand zusagen.

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Quellen